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PROPUESTA DE ACOMPAÑAMIENTO, IMPLEMENTACIÓN, DESARROLLO Y USO DEL CRM CON HUBSPOT

A LA FEDERACION DE YMCA’S DE COLOMBIA

DIEPIXEl

YMCACOLOMBIA

Lunes 8 de Noviembre de 2021

REQUERIMIENTOS:

1. Desarrollar talleres de diagnóstico para saber cual es el nivel de conocimiento.
2. Desarrollar talleres de explicación de la plataforma «Para dummies».
3. Mostrar los casos de éxito y uso en la YMCA Bogotá.
4. Realizar talleres prácticos en donde cada YMCA implementa la plataforma con algún programa o servicio y así lograr hacer pruebas.
5. Hacer seguimiento semanal

PROPUESTA:

Gracias a la experiencia llevada a cabo en la YMCA de Bogotá se descubrió que solamente los equipos que entienden el valor del CRM podrían lograr resultados, por lo que no aplica una metodología de trabajo lineal y es necesario crear un sistema de apoyo dinámico que se ajuste a la etapas de cada equipo de trabajo.

La metodología de trabajo propuesta a continuación se basa en metodologías ágiles de trabajo donde hay un desarrollo iterativo e incremental de las tareas en los equipos y las reuniones existen únicamente para ver el estado actual del proyecto general y de sus partes por medio de la definición de responsables de las distintas acciones y su socialización semanal por medio de 3 preguntas específicas: Que hicimos la semana pasada, que vamos a hacer en esta y qué relación tienen estas acciones con los demás equipos.

Estas reuniones deben ser soportadas en un sistema de comunicación y capacitación interactivo que se divide en un lugar común a todos de comunicación y un repositorio de videotutoriales donde se capacita a demanda.

Usos del grupo de WhatsApp o Telegram:

• Tenemos un lugar específico, común y disponible a todos los miembros.
• Podemos hacer preguntas cuando surjan y que sean resueltas a todos.
• Genera un hilo conductor de lo que se está haciendo.
• Permite mostrar logros y resultados.
• Empieza a generar rutinas de trabajo y hábitos.

Un día a la semana nos reuniremos todas las Y’s en videoconferencia con el motivo específico de socializar lo que cada Y hizo la semana pasada y lo que se propone hacer en la siguiente relacionado con el CRM. La Y Colombia debe dar ejemplo.

Finalizamos las reuniones haciendo un resumen de lo que hará cada Y y lo que se cumplió y no se cumplió, estás reuniones nos dejarán un documento público que solo yo diligenció donde todos pueden ver el progreso de todos.

La idea de estás reuniones es que sean muy cortas y realistas por lo que las metas deben ser muy moderadas pero progresivas, yo guiaré el camino pero es cada YMCA la que tiene que entender cuál es su cliente ideal y cuál sería el mejor modo de atacar con ayuda del CRM.

También es importante que cada compromiso debe corresponderse con la capacidad, es decir que no puedo proponerme subir a la plataforma mis contactos si aún no se cómo iniciar sesión en la plataforma por lo que antes de que cualquier Y se comprometa con una meta debe resolver en el grupo de WhatsApp sus dudas para conseguirla. 

Ninguna Y ni nadie debe sentirse forzada y debe ir al ritmo de su entendimiento para poder liderar sus propios negocios.

La Y Colombia debe guiar el camino por lo que es muy importante para mí entender sus clientes ideales y comprender el negocio para plasmarlo en el CRM.

Enfatiso que es importante entender que el CRM está para comprender a los clientes y el modo cómo lo medimos es por medio del incremento de ventas, por lo que, likes, comentarios, seguidores o cualquier cosa es irrelevante si no se vende más, todos los propósitos encaminados a estos fines deben ser parte de la estrategia de venta que debe comprender cada director o su equipo.

ACLARACIONES

• No soy un gurú ni un consultor, recalco que es muy importante que cada Y conozca su negocio, yo no lo voy a entender mejor que ellos, yo estoy es para que esa comprensión pueda plasmarse lo mejor que podamos en el CRM
• Espero que las reuniones sean muy ágiles por lo que no me gustaría que hagamos ningún tipo de reflexión ni alusión a la religión a menos de que sea parte de una estrategia del negocio o esté relacionado con las acciones del CRM
• Todas las clases serán suministradas como videos subidos privadamente a YouTube y serán accesibles por fecha de creación desde un post de mi página que puedes replicar en alguna página de la Y Colombia para que estén disponibles bajo demanda, las clases en vivo si se hacen tendrán que ser demasiado pertinentes para que valgan la pena y no empiecen desanimen o bajen la energía de las reuniones.

LIMITANTES

Hubspot es gratuito como CRM pero tiene limitantes en los servicios de marketing y automatización por lo que es muy importante que tengamos en mente que tendremos que estar exportando continuamente nuestros usuarios a las distintas plataformas de marketing o automatización que manejemos.

Si esperamos manejar los negocios de distintas Y en un dominio es ideal que estos estén relacionados, por lo que propongo que usemos el dominio principal @ymcacolombia.org y en la medida que vamos avanzando cada Y creará una cuenta independiente para sus propios negocios si lo ve necesario.

SERVICIOS ADICIONALES

1. Puedo conseguir 10000 cuentas de Google para cada dominio .org ($100.000 mensuales por el trámite y la administración de la plataforma)
2. Puedo conseguir $10000 dólares mensuales de Google por dominio en publicidad cuando estemos en capacidad de usarlos ($100.000 mensuales por el trámite y la administración de la plataforma)
3. Conexión de Search Console, AdWords, Google analytics y con WordPress ($100.000 mensuales por todas las conexiones la verificación de su correcto funcionamiento)
4. Puedo hacer tomas de drone para eventos. Cuento con drones y transporte propio ($300.000 por dia de trabajo)
5. Creación de tienda digital ($100.000 mensuales por la configuración, administración y mantenimiento de la plataforma)
6. Creación de la pasarela de pago con todos los medios de pago disponibles en colombia incluyendo baloto, efecty y pagatodo ($100.000 mensuales por la configuración, administración y mantenimiento de la plataforma)

RESUMEN:

La metodología de trabajo se desarrollará a través de 3 elementos fundamentales:

1. Reuniones: Se realizarán semanalmente por medio de videoconferencias donde se verificará el estado actual de todos los proyectos por medio de las 3 preguntas ágiles y la definición de responsables. 
2. Acompañamiento: Se contará con un grupo de whatsapp o instagram en el que cada miembro podrá manifestar todas sus inquietudes, solicitar tutoriales y aclarar aspectos de la metodología de trabajo y del CRM en general.
3. Videotutoriales: Arrancaremos con los videotutoriales básicos de conceptos generales, inicio de sesión, subida de contactos y creación de propiedades. A medida que vayamos avanzando crearemos tutoriales más específicos que se irán recopilando en una timeline que podrá ser replicada en la página de la YMCA Colombia de modo que cualquiera pueda tener acceso a ellos bajo demanda.

INVERSIÓN

Todo lo mencionado tendría un valor de Ochocientos mil pesos mensuales ($800.000) después de impuestos y retenciones.

Dentro de la sección de adicionales se presentan algunos servicios extra con un valor extra definido. Si se toman varios de estos servicios adicionales podría hacer un descuento sobre el valor fijo mensual. En el caso de ser tomado uno o varios de estos servicios adicionales se requerirá una reunión para determinar las oportunidades, amenazas y límites de estos.

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